2024-06-07 22:43:28

第一章 总则

第一条 为进一步贯彻《中华人民共和国慈善法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《慈善组织档案管理规范》（T/ZCL 001—2020）及《社会团体登记管理条例》等法律法规，规范中国癌症基金会（以下简称“癌基会”）档案的收集、整理、保护和利用，发挥档案工作对我国肿瘤防控事业发展的作用，结合癌基会工作实际，现对2018年8月4日第七届六次理事会通过的《中国癌症基金会档案管理办法》（试行）进行修订和完善。

第二条 本管理办法所称的“档案”，是指癌基会在业务范围内开展活动和管理过程中直接形成的有保存与使用价值的各种文字、图表、视频等不同形式的原始记录、活动情况记录及在日常工作与活动中形成的具有保存价值的实物。

第三条 癌基会档案管理工作的主要任务是贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规，及时对癌基会的档案进行收集、整理、保管、统计、开发和利用。档案管理坚持真实、可靠、规范、有序、安全、整洁、准确、及时、实用、可行、便捷、高效等原则。

 

第二章 档案管理机构及其职责

第四条 档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则。

（一）癌金会办公室为档案管理机构，设专职档案员一名。档案管理机构的职责包括：对癌金会档案工作进行综合管理，档案的整理、保管、登记、借阅及对癌金会各部门业务档案的收集、提交进行指导，确保归档文件材料完整、准确、系统。

（二）癌金会各部门负责人是本部门档案管理的第一责任人，负责本部门档案管理制度的落实及监督。

（三）各部门设兼职档案员一名，负责本部门有关档案资料的收集、整理、分类、保管、提交等事宜。

第五条 档案机构每年召开一次档案管理工作会议,总结癌金会上年度档案收集、整理、归档、分类、保管和借阅等事项,交流经验，查找问题，不断完善和提高基金会的档案管理工作。

第三章 档案范围

第六条 实物档案

实物档案是指癌基会在日常工作与活动中形成的具有保存价值的实物形式的档案。主要包括：

（一）荣誉类：奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章。

（二）字画、印章类、捐赠类。

（三）上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、有纪念意义的各种工艺制品等。

（四）有关建筑物模型或产品及反映工作成绩的其他实物等。

第七条 文字档案

文字档案是指癌基会在业务范围内开展活动中直接形成并具有保存价值的历史及活动情况的各种文字的记录。主要包括：

（一）癌基会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料；业务主管单位和登记管理部门的批复、批示、复函等相关文件资料；癌基会有效证照、证件、印章。

（二）癌基会理事会的相关会议记录、会议纪要、决议决定等文件资料；癌基会召开、主办或参加的重要会议的相关文件资料，包括会议名称、会议对象、内容、时间、地点、通知、邀请函、签到表、会议总结或纪要、领导讲话、典型发言、会议照片、协议、资料汇编（包括电子版）、参会人数、工作人员数、费用支出、列支渠道、培训成效、媒体宣传、问题建议等。

（三）癌基会制定的内部管理规章制度及签发文件。

（四）反映癌基会本身业务活动、具有考察利用价值的文件资料，包括公文、传真、图表、名录、书信、报刊等。

（五）业务主管单位和登记管理部门规定填报的年度总结及各类审计报告。

（六）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；会计账薄包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账薄；财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告及其他会计资料，如银行存款余额薄调节表、银行对账单、纳税申请表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保管价值的会计档案（如：重大合同、固定资产盘点记录、采购的招标资料、三方比价资料等）；捐赠人不需要捐赠票据的或者匿名捐赠的，按规定所开具的捐赠票据等财务会计档案。

（七）项目管理中的立项合同（协议书）、实施方案、审批意见、立项意见；科研项目指南、项目申报书、项目评审方案及结果；项目中期评估及相关资料；项目结题报告及相关资料；项目发表的文章以及科研成果；项目资金使用情况等管理档案。

（八）人事管理中内设组织机构的设立及变更情况；职工的招聘、履历、劳务合同、年度考核、职业培训；党、团组织建设工作中形成的材料等。

（九）党组织成立的正式批文、党组织关系管理、党员信息登记建册，党员离职及时转移组织关系；党务工作计划、工作报告；党组织发展、党员获奖励及党费按时缴纳情况；党组织“三会一课”、党日活动、组织生活会相关资料；意识形态管理等相关资料。

（十）宣传报导档案

癌基会及其在业务范围内开展的各项活动的宣传片、宣传手册、健康宣教的视频、电子版及纸质版以及主流媒体关于癌基会相关工作、主要领导出席活动的报导、视频、图片等。

第八条 电子档案

电子档案是指癌基会在业务范围内开展活动中直接形成并以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的图形、音频、视频、多媒体等有保存价值的电子文件。

第四章 档案收集

第九条 凡属于档案收集范围内的资料均要按期完成收集工作。

第十条 收集要求：

（一）收集的资料须为原件：一般一式一份（套），因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

（二）收集的资料须要齐全：即按照档案收集范围应收尽收、应收全收。

（三）收集的资料须要完整：即每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件均完整。

（四）收集的资料须要准确：即归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。

（五）收集的文件资料载体材料和书写材料须符合耐久性要求，符合长期保管需要，即材料质地优良、书写工整、字迹清晰，应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料，如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝（红）墨水等书写材料，如有装订应使用不易生锈的装订材料。

（六）收集的资料应先经提交部门进行初步整理，之后报办公室再依次编订件号和页号，并填写《档案移交清册》。

（七）几种特殊情况的文件材料按如下要求收集：

1.电子文件与相应的纸质材料同时收集。

2.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并收集，无译文的要译出标题和目录后收集。

3.声像档案归档前，应由归档部门进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读；归档的数码照片要求精度在300万像素以上。

 

第五章 档案整理

第十一条 实物档案

（一）所有实物归档时要统一分类排序整理编号。

（二）对每件实物进行拍照，照片放在特殊载体档案如声像档案、照片档案或荣誉实物类之中编号归档。

（三）荣誉性实物（奖状、奖杯、奖章、牌匾、锦旗、奖品等）分类以件为单位，原则上按时间排序，一件实物一个顺序编号。

（四）字画类实物（如：领导或名人的题字、画作）以件为单位，原则上按时间排序，一件实物一个顺序编号。字画可拍成照片，装入相册或表装后展于办公区内。

（五）旧印章先制作印模、编号，编制目录，包括制作印章的文件号、印文、使用时间、印章组成等，并将前述资料装订成册，归档保存；印章编号同时贴于旧印章印把上，与旧印章一并存放于特制的档案盒内。

（六）实物原件存放于档案室固定位置，不予借出。

（七）建立实物档案编目，包括序号、题名、时间、授予者或捐赠者、保管期限、备注等。编目存放于癌基会办公室档案室专柜内。

第十二条 文字档案

（一） 按年度以每一事项为单位建册，如一年内发生多次同类事项，按时间顺序先后归入同一册档案中。

（二）收集的文件资料在整理过程中做到标题、落款、时间 (年、月、日)、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整，其中档案标题要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。

（三）收集的文件资料纸张幅面一般为A4纸，必要时可使用A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。

（四）档案排序

1.卷内文件排序：

（1）正件在前，附件在后；

（2）批复、批示在前，请示、报告在后；

（3）正式发文在前，签发单在后；

（4）上级来文在前、承办单在后；

（5）文字材料在前，图样在后；

（6）重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；

（7）学术活动档案排序原则为封皮、目录、审批流程表、通知、会议日程、会议文件、会议纪要、会议记录、决议材料、会议总结、会议宣传新闻稿、会议课件、照片、封底等。

2．年度内档案编序：

年度内档案编序采用“办+档案类别+类别排序（001）”方式。档案类别包括患者援助项目、各类会议、专项基金、项目管理、重要事件、编辑部及其他。重要事件含向上级呈报的各类报告、请示，癌基会签发文件、理事会相关档案、理事长办公会会议纪要、秘书处会议纪要、行政办公会会议纪要等。未列入单独立项类别的档案纳入其他类别档案编序中。

3．年终档案编序

   年终对年度内类别编序档案进行总排序二次编序，即年度+总排序（001）。在总排序中，按患者援助项目、专项基金、项目、会议、重要事件、编辑部及其他的顺序累计排序。

（五）备考表

即对本份档案材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的表格记录。

第十三条 电子档案

（一）根据本办法对所有需归档的文件，分类整理，下载到耐久性的载体上，形成电子档案。

（二）电子档案保存顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（三）存储电子文件的载体应贴有标签，标签上应注明载体序号、卷宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

（四）电子文件收集时登记记录与相应的电子文件一同归档保存。

（五）收集整理后的电子文件形成部门，应将存有收集前电子文件的载体保存至少1年。

（六）移交档案室的电子文件应一式两套，一套封存档案室保管，一套提供利用。

（七）电子文件仅可在档案室中查阅，并需档案管理人员及查阅人同时在场，确保电子文件不被篡改。

第十四条 档案目录

以列表方式建立所有归档档案目录台账，包含卷内文件题名及其他特征，保留在档案室内。

第六章 档案装订

第十五条 档案卷盒（夹）

（一）卷盒（夹）采用长×宽为315mm×235mm,其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

（二）卷盒（夹）封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。

第十六条 档案装订

（一）档案装订前要先去除卷内文件上的金属物（订书钉、大头针等)；

（二）文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠整齐。

（三）归档文件目录、归档档案左下取齐，用铆钉装订机装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

（四）电子文件归档后，需将案卷文件的电子版本刻录在光盘等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒（夹）中。

第七章 档案保管

第十七条 癌基会设专用房间、专用文件柜进行档案保管，环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。

第十八条 要有防盗、防磁、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防病毒、防有害气体等措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施,确保档案的完整与安全。

第十九条 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

第二十条 电子文件归档保管需注意

（一）每满一年对涉及的电子文件和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

（二）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施。

（三）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

（四）电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件。

（五）归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

第二十一条 档案移交要有清单及移交人、接交人、主管领导等相关人员签字。档案管理专职人员要按年度对档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十二条 凡反映癌基会理事会发展历史、章程范围内开展的各项业务活动、综合管理、党建工作、宣传报导、财务管理、各类监督审计报告等方面对癌基会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡反映癌基会日常工作的印章、证书及档案使用的申请单、由管理费用支出的办公设备采购及服务协议、物资领用的出入库单等，对癌基会工作有参考利用价值的文件材料，列为30年的长期保管。

第八章 档案利用

第二十三条 查阅档案要填写《档案查阅登记表》,经批准后方可查阅，查阅者要爱护档案资料,不得污损、圈画、涂改、撕页等。故意损坏者视情节轻重予以处罚。

第二十四条 查阅档案应在档案室内,原则上应有两人在场，因工作需要，需将档案材料携带出室外,须经癌基会主管领导、秘书长或理事长批准。

第二十五条 外单位利用时，需凭单位（部门）介绍信，经理事长批准后，办公室办理借阅手续，方可查询。

第二十六条 档案管理部门及专职管理人员要严格遵守档案工作纪律，对已经存档的档案资料加强管理,经常清点,做到不损坏、不丢失。

第二十七条 因玩忽职守造成档案资料丢失或造成不良影响者,视情节轻重予以处罚。

第九章 附则

第二十八条 本办法由中国癌症基金会负责解释。

第二十九条 自2022年9月18日第八届四次理事会审议通过之日起施行。

第三十条 2018年8月4日第七届六次理事会通过的《中国癌症基金会档案管理办法（试行）》同时废止。